Indemnités kilométriques : Calcul, avantages et conditions

L'employeur est tenu de rembourser les frais de transport en commun aux salariés qui les utilisent pour se rendre sur leur lieu de travail. Cette obligation est légale et s'applique à tous les employeurs, quelle que soit leur taille. Le montant du remboursement est généralement de 50% du coût de l'abonnement mensuel.

L'employeur peut également prendre en charge les frais kilométriques des salariés qui utilisent leur véhicule personnel pour des déplacements professionnels. Le remboursement se fait sous forme d'indemnité kilométrique (IK). Le montant de l'IK est calculé en fonction du barème kilométrique publié chaque année par l'administration fiscale.

Définition et principe de l'indemnité kilométrique

L'indemnité kilométrique est une indemnité forfaitaire versée par l'employeur aux salariés qui sont contraints d'utiliser leur véhicule personnel pour des déplacements professionnels. Cette indemnité vise à compenser les frais réels engagés par le salarié, tels que les frais de carburant, d'entretien et d'amortissement du véhicule.

Il existe deux types d'indemnités kilométriques :

• L'indemnité kilométrique classique : elle est calculée en fonction du barème kilométrique publié chaque année par l'administration fiscale.
• L'indemnité kilométrique majorée : elle est applicable aux véhicules électriques et hybrides rechargeables. Le montant de l'indemnité est majoré de 20% par rapport au barème kilométrique classique.

Les trajets effectués en train, avion ou taxi ne sont pas concernés par les indemnités kilométriques : dans ces cas-là, l’employeur rembourse en frais réels la plupart du temps, sur présentation d’un simple justificatif

Les avantages de l'indemnité kilométrique

Un abattement forfaitaire de 10% est appliqué par défaut sur la déclaration de revenus du salarié. Cette réduction correspond aux dépenses liées aux frais professionnels. Si le salarié de votre entreprise estime que la totalité de ses frais dépasse ce forfait de 10%, il sera plus avantageux pour lui de déduire ses frais réels, sur la base du barème d’état.

Par véhicules personnels, l'administration fiscale désigne les types de véhicules suivants :

• Les voitures.
• Les deux-roues (motos ou scooters dont les cylindrées sont supérieures à 50 cm3).
• Les cyclomoteurs (cylindrées inférieures à 50 cm3).

L'indemnité kilométrique présente plusieurs avantages pour les salariés et les employeurs :

Pour les salariés :

Exonération d'impôt sur le revenu pour les indemnités kilométriques.

Remboursement des frais réels engagés pour les déplacements professionnels.

Pour les employeurs :

• Exonération de cotisations sociales sur les indemnités kilométriques versées dans la limite du barème fiscal.
• Motivation des salariés en reconnaissant leurs efforts et leur engagement.
• Fidélisation des collaborateurs en offrant une solution flexible et avantageuse.
• Simplification administrative : selon l’outil utilisé par votre entreprise, il est possible de fortement réduire les  tâches fastidieuses liées à la collecte et à la vérification des justificatifs de dépenses, notamment, les collaborateurs gagnent du temps pour des tâches à forte valeur ajoutée et permettent de réaliser des économies financières.  

Calcul de l'indemnité kilométrique

Le montant de l'IK est calculé en fonction de deux paramètres seulement :

• Le barème kilométrique défini annuellement par l'administration fiscale. Ce barème prend en compte la puissance fiscale du véhicule et le type de véhicule (voiture, moto, cyclomoteur). Il est important de noter que le barème est majoré de 20% pour les véhicules électriques.
• Le nombre de kilomètres parcourus pour les déplacements professionnels. Le salarié doit justifier ses déplacements en transmettant une note de frais kilométrique à son employeur.
• L’outil le plus important pour le calcul est le barème kilométrique établi par l’Etat, et disponible sur le site officiel de l'administration fiscale. Il est important de noter que le barème est majoré de 20% pour les véhicules électriques.

Calcul de l'indemnité kilométrique classique

Le calcul de l'indemnité kilométrique classique est simple. Il suffit de multiplier le nombre de kilomètres parcourus par le montant du barème kilométrique correspondant à la puissance fiscale du véhicule.

Exemple : Un salarié utilise son véhicule personnel pour effectuer un déplacement professionnel de 100 kilomètres. La puissance fiscale de son véhicule est de 5 CV. Le montant de l'indemnité kilométrique est de 0,615 € par kilomètre. L'indemnité kilométrique versée au salarié sera donc de 61,50 €.

2.3. Calcul de l'indemnité kilométrique majorée

Le calcul de l'indemnité kilométrique majorée est identique à celui de l'indemnité kilométrique classique. Il suffit de majorer le montant du barème kilométrique de 20%.

Exemple : Un salarié utilise son véhicule électrique pour effectuer un déplacement professionnel de 100 kilomètres. La puissance fiscale de son véhicule est de 5 CV. Le montant de l'indemnité kilométrique classique est de 0,615 € par kilomètre. L'indemnité kilométrique majorée est de 0,738 € par kilomètre. L'indemnité kilométrique versée au salarié sera donc de 73,80 €.

Conditions d'attribution de l'indemnité kilométrique

Pour prétendre à l'IK, le salarié doit :

• Utiliser son véhicule pour des déplacements professionnels.

Par ailleurs, le barème fiscal est applicable aux véhicules personnels utilisés à des fins professionnelles, à l'exclusion des véhicules de fonction, dans les situations suivantes :

Le salarié ou le dirigeant d'entreprise est propriétaire du véhicule.

Le conjoint ou l'un des membres du foyer fiscal du salarié ou du dirigeant est propriétaire du véhicule.

Si le véhicule personnel est loué, l'employeur doit fournir une justification du paiement du loyer par l'employé. En cas de prêt, l'employeur doit justifier que le salarié prend en charge les frais d'entretien liés à l'utilisation professionnelle du véhicule prêté.

Le véhicule personnel ne doit pas être enregistré au nom d'une société. 

Il est important de noter que le salarié pratiquant le covoiturage n'est pas éligible au remboursement des indemnités kilométriques : seul le propriétaire du véhicule peut prétendre à cette compensation. 

• Ne pas avoir la possibilité d'utiliser les transports en commun pour se rendre sur son lieu de travail ou pour effectuer ses déplacements professionnels.
• Transmettre ses frais de déplacement via une note de frais kilométrique.

Cette note de frais doit mentionner :

• La date du déplacement.
• Le lieu de départ et d'arrivée.
• Le motif professionnel du déplacement.
• La distance parcourue en kilomètres.
• La puissance fiscale du véhicule.

Obligations et contrôles

L'employeur est tenu de :

• Mettre en place une procédure de contrôle des notes de frais kilométriques.
• Conserver les justificatifs pendant une durée de 3 ans.

L'URSSAF peut contrôler le respect des règles relatives aux indemnités kilométriques. En cas de non-respect, l'employeur peut être condamné à des sanctions.

Alternatives aux indemnités kilométriques

• Le versement d'une prime de transport : cette prime est exonérée de cotisations sociales dans la limite de 500 € par an et par salarié.
• Le remboursement des frais réels de transport : cette option est possible si le salarié utilise les transports en commun ou un véhicule de location.

L'indemnité kilométrique est une solution avantageuse pour les salariés contraints d'utiliser leur véhicule personnel pour des déplacements professionnels. Les avantages sont multiples, tant pour les employés que pour les employeurs, allant de la simplification administrative aux économies financières, en passant par les avantages fiscaux et la motivation des salariés.

Si les vertus des mobilités douces ne sont plus à prouver, d’un point de vue de la santé mais aussi de la protection de l’environnement, tous vos collaborateurs n’ont pas à disposition une offre pléthorique pour leurs trajets domicile travail. L’occasion pour vous de mettre en place une véritable politique de mobilité et d’offrir, dans votre package salarial, des options qui font toute la différence pour recruter et fidéliser les collaborateurs de votre entreprise.